「返戻」「差し戻し」対処法


返戻・差し戻しを減らすには


【基本は保険証と同意書】

・毎月 患者情報、保険証情報、同意書情報の確認や更新が基本です。

・新規患者様の登録、保険証や同意書の更新時には、各項目を正確に再入力しましょう!

・同意書が更新された場合、傷病名、症状、施術の種類、施術部位も併せて更新しましょう!

・返戻になると支給決定の遅れやデータの修正と総括表の添付など手間がかかりますのでご注意ください!

【具体的確認事項は】

・患者様の保険証は毎月忘れずに確認。( 保険者名、負担割合、世帯主・家族 後期高齢者への移行など)

・同意医師との信頼関係構築は最重要。( 同意書の依頼には以下の点に関して丁寧な丸の付け方を説明できる関係を)

①同意書の傷病名、症状 (1.筋麻痺・筋委縮 2.関節拘縮と施術の種類と施術部位の整合性)

最近最も返戻が多いのはこの整合性の指摘。

症状と施術部位の同じ部位に〇が無いと返戻に。

    もしも返戻になった場合は、まずは同意書の修正を医師にお願いする。

    お願いできない場合には、システムの施術内容の変更が必要となる。

②往療の理由

    ③同意日(同意期間に影響)

【返戻】【差戻し】の意味

「差戻し」とは当師会からの返却 (まだ保険者に送付する前)

 「返戻」とは保険者からの返却の意

【返戻】【差戻し】の通知

システム トップページ下段「重要なお知らせ」に患者名が表記された通知が表示。

これをクリックすると患者様の基本情報(申請書照会画面)が確認できる。

コメント欄から修正する内容を確認できる。

 

【総括表の作成タイミングと重要性】

申請データを事務局送信パックに入れて送信をする際に作成される。

   受領委任の保険者であれば総括表は必須。

翌月回しの場合、また、同月に出している総括表が変更になる場合も新しい正しい総括表が必要。

今まで保険者の好意で総括表なしの返戻を受け付けていただいていた場合あり。

 


【返戻】【差戻し】処理手順


  ① 申請用紙の修正

       手元に届いた申請書()の修正をして訂正印を押す

 

  ② システムデータの修正

(データの修正が必要ない場合は③へ)

 

-1 患者様情報や同意書内容の修正の場合

左側タブから「患者様管理」→「患者様検索」→「患者コード」→

「基本情報・保険証情報・問診・同意書・施術記録・施術画像」からタブを選択→

[編集]から修正を行う

 

 -2 施術内容の修正の場合

      左側タブから「予約の管理」→「予約表示」から該当する日付へ→患者名をクリック→

 

    【一か月分を一括編集する場合は】

       該当する月の最初の施術日から患者名をクリック→

    「○実績」を「○予約」に変更→「はり・きゅう」・「マッサージ」のタブを選択→

該当する施術部位、施術方法を修正→「更新」→ 

 

「一括で編集する場合、事前に確認画面が表示される」

・修正した日付以降すべての施術日の施術内容を変更するか 

・この日単独で変更するかを選択

→再度患者名をクリックして○予約を○実績に変更

 

【「実績」のまま修正する場合】

修正が必要な日を一日ずつ修正していく

警告が表示された場合 警告された内容までもどって修正する

何らかの警告表示が出ない限りは「申請書再作成」まで進む

※②-1と②-2の両方を修正する場合あり

 

     修正後、申請書作成と同様の流れ (総括表を作成するために)

ただし、通常の流れと異なる点は 

「月次業務」→「申請データ作成」→「申請データ再作成」の操作。

 

「申請データ再作成」の作業で総括表に反映される

〇申請書出力                                          

・新規の申請書は「申請データ作成」から印刷→領収書出力             

・返戻・差し戻しの申請書は新たに印刷する必要がないため除外(☑を外す)

作成された申請書の施術内容が意図した内容になっているか確認する。

      

〇申請書の管理から送付書(総括表)印刷  

未送信申請データ→一覧から選択→事務局送信パック→送付書一括印刷

→送信パックを送信

       

 ※総括表を印刷したままでは「送信パック」は事務局に送られていません。

必ず最後に「送信パックを送信」を押して終了となります。

 

④ 訂正印を押した申請書原本と総括表を一緒にクリップ止めして会へ提出。

 

 


返戻理由(参考例)



【申請を取り下げる場合の作業】


「申請取り下げ」をする場合と、「不支給」の場合(申請をしない、できない場合)のみ。

プルダウンから 「申請を破棄する」を選択。

【システムに画像を取り込む方法】 ※保険証の管理などに有効

以下の方法により保険証画像、施術画像などスマホやパソコンにある画像をシステム内に保存可能

 

 患者様管理→患者様の検索→名前や患者コードから該当する患者様を選択→患者コード→施術記録→

 

 最終施術を開く→画像(タブ)→ファイルを選択→PC、スマホ内の画像から目的の画像を選択